Gastos de logística

Los costes logísticos directos pueden asignarse directamente a un pedido, producto, cliente o proceso de envío concretos. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, los gastos de envío relacionados con el transporte, el material de embalaje o la preparación de pedidos. Los costes logísticos indirectos también se generan en el ámbito de la logística, pero no se pueden atribuir fácilmente a un único centro de coste. Algunos ejemplos típicos son la gestión de almacenes, los sistemas informáticos, los costes de superficie, los gastos generales de la flota de vehículos o el salario de la dirección de logística. En la práctica, los costes directos suelen contabilizarse directamente, mientras que los indirectos se imputan a través de centros de coste y claves de reparto. Esta distinción es importante para que los cálculos sean más precisos y para identificar mejor los factores que generan costes en los procesos logísticos.

Entre los costes administrativos y de sistemas en logística se incluyen todos los gastos indirectos relacionados con la planificación, la gestión, la supervisión y el soporte informático de los procesos logísticos. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, los gastos de personal y materiales relacionados con la gestión de pedidos, la planificación de rutas, la tramitación de envíos, la documentación aduanera y de transporte, la planificación de existencias, el control de gestión, la gestión de reclamaciones y la coordinación con los proveedores. En cuanto a los sistemas, se generan costes derivados del software ERP, WMS, TMS o de envíos, así como de interfaces, licencias, mantenimiento, asistencia técnica, registro de datos, escáneres, servidores o servicios en la nube. También se incluyen la formación, la documentación de procesos y el control de calidad administrativo. No se tienen en cuenta los servicios físicos directos, como el transporte, el almacenamiento o la manipulación, sino su gestión organizativa y digital.

Los costes de manipulación y transbordo se producen siempre que las mercancías se mueven físicamente, se recogen, se clasifican, se transbordan o se preparan. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, los costes de carga y descarga, preparación de pedidos, embalaje, reempaquetado, etiquetado, escaneo, entrada y salida de mercancías, transportes internos, paletización, así como el almacenamiento temporal en rampas o zonas de transbordo. También son relevantes los gastos de personal, los carretillas industriales, la tecnología de transporte, la energía, el desgaste, los medios auxiliares y los costes relacionados con la superficie de estas etapas del proceso. En la práctica, estos costes suelen aumentar con el número de operaciones manuales, traslados de stock, posiciones de envío e interfaces. Por lo tanto, constituyen un bloque de costes fundamental en todos los procesos de transporte, transbordo y almacenamiento.

Los costes de transporte son la parte de los costes logísticos que se derivan directamente del desplazamiento de las mercancías. Entre ellos se incluyen, por lo general, el flete, la contratación de espacio de carga, los peajes, los recargos por combustible, el seguro de transporte, los honorarios de los transportistas, así como los gastos de embalaje y envío relacionados con el transporte. Hay que diferenciarlos de los costes de almacenamiento, los costes de inmovilización de existencias y de capital, los costes de manipulación y los costes administrativos de logística. En la práctica, la distinción se establece a partir de la siguiente pregunta: ¿el gasto se produce porque se transportan mercancías o porque se almacenan, se preparan para su envío, se gestionan o se mantienen en stock? Los tramos de pre y post-transporte, los recargos por envío urgente o los transportes de devolución suelen formar parte de los costes de transporte, mientras que los meros movimientos de mercancías dentro de un almacén, por el contrario, no suelen incluirse.

Los costes logísticos suelen incluir todos los gastos relacionados con la planificación, la gestión y la ejecución de los procesos logísticos. Entre ellos se encuentran, sobre todo, los costes de transporte para envíos, fletes y rutas, los costes de almacenamiento por espacio, personal y equipamiento, los costes de inmovilización de existencias y capital para la mercancía almacenada, y los costes de manipulación y transbordo, por ejemplo, para la preparación de pedidos, la carga y descarga, así como los transportes internos. A ello hay que añadir los costes administrativos y de sistemas, por ejemplo, para la gestión de pedidos, la planificación logística, los sistemas informáticos, el software y el control de procesos. Dependiendo de la empresa, también pueden incluirse en los costes logísticos los gastos de embalaje, devoluciones, control de calidad o proveedores externos de servicios logísticos.

En el contexto B2B, los costes logísticos se refieren a los gastos contabilizados en la gestión empresarial que se derivan de la organización del abastecimiento y el suministro a las empresas. Se trata de los costes asociados a los procesos empresariales típicos, como la recepción de mercancías, el almacenamiento, la distribución interna, la preparación de pedidos, el envío y el tratamiento de la información relacionada con la distribución. Esta definición es especialmente relevante para el control de gestión y el cálculo de costes, ya que permite una asignación uniforme de los gastos logísticos a funciones, procesos o áreas de responsabilidad. A diferencia de una visión limitada que se centra únicamente en los costes de transporte, el término, en el ámbito B2B, abarca todo el servicio operativo necesario para suministrar mercancías de forma fiable, puntual y rentable.

Los costes logísticos son todos aquellos que se generan como consecuencia de la planificación, la gestión, la ejecución y el control de los procesos logísticos en una empresa. Entre ellos se incluyen todos los gastos que permiten el flujo de materiales, mercancías e información entre el aprovisionamiento, el almacenamiento, los movimientos internos y la entrega. En el contexto B2B, el término abarca, por tanto, no solo los gastos de transporte visibles, sino, en principio, todos los costes logísticos relacionados con los procesos. Los costes logísticos son, por lo tanto, la expresión financiera del rendimiento logístico de una empresa. Dependiendo de cómo se definan dentro de la empresa, pueden referirse a áreas concretas, procesos, centros o a toda la cadena de suministro.

Las empresas reducen los costes logísticos optimizando el flujo de materiales, el almacén, la preparación de pedidos y el envío como un proceso integrado: se reducen los desplazamientos innecesarios, los tiempos de espera, las duplicidades y los pasos de comprobación manuales. La automatización agiliza el registro de datos, el etiquetado, las autorizaciones de envío y la conciliación de existencias, lo que reduce los costes derivados de errores, de personal y de trabajo adicional. El registro preciso del volumen y el peso resulta especialmente eficaz, ya que los datos maestros erróneos provocan tarifas de transporte excesivas, recargos y un mal aprovechamiento del espacio. PackageHERO® ayuda en este sentido con un registro estandarizado y rápido de los datos de envío relevantes. De este modo, se pueden seleccionar mejor los materiales de embalaje, calcular con mayor precisión los fletes, planificar de forma más eficiente las capacidades de almacenamiento y reducir de forma sostenible los costes por envío.

En Alemania, los valores de referencia sobre los costes logísticos varían considerablemente en función del sector, el grado de integración vertical, la amplitud de la gama de productos y el nivel de servicio. A modo de orientación general, en el ámbito B2B suele considerarse que los costes logísticos representan un porcentaje de la facturación que oscila entre un dígito medio y un dígito bajo de dos cifras. Las empresas comerciales suelen presentar valores más elevados que los procesos industriales optimizados, y el comercio electrónico suele situarse aún por encima de estos. Algunos valores de referencia importantes son los costes de transporte por envío, los costes de almacenamiento por plaza o por pedido, la rotación de existencias, la frecuencia de rotación y los costes por línea de pedido. Los datos de mercado muestran, sobre todo desde los años de crisis de 2021 a 2024, una mayor presión debido a los precios de la energía, la mano de obra, los alquileres y el transporte. Por lo tanto, para obtener puntos de referencia fiables, las empresas siempre deben recurrir a valores comparativos actuales, específicos del sector y adaptados a su tamaño.

La gestión de reabastecimiento influye en los costes logísticos, ya que determina cuándo, en qué cantidad y con qué periodicidad se repone el material o la mercancía. De este modo, influye directamente en la coordinación entre la demanda, la disponibilidad y la gestión operativa. Si las decisiones de reabastecimiento se toman en función del consumo, los procesos se mantienen más estables y se evitan interrupciones innecesarias en los procesos de almacén y envío. Para el nivel de los costes es especialmente relevante que los parámetros de reabastecimiento se ajusten de forma fiable a las necesidades reales. Por lo tanto, una buena gestión reduce la necesidad de recurrir a medidas extraordinarias y favorece una utilización más uniforme de los recursos logísticos. De este modo, la logística en su conjunto resulta más previsible y rentable.

El peso volumétrico es relevante porque los gastos de envío no solo se calculan en función del peso real, sino que a menudo se basan en el espacio de carga necesario. Los envíos ligeros pero voluminosos suponen una mayor carga para los vehículos, los contenedores o las capacidades de almacenamiento que la mercancía compacta. Por eso, muchos transportistas tienen en cuenta el valor más alto entre el peso real y el peso volumétrico. Para las empresas, esto significa que los embalajes grandes, el plástico de burbujas y los formatos de caja poco adecuados pueden aumentar los gastos de envío, aunque el producto en sí pese poco. Por lo tanto, un registro preciso de las dimensiones y el peso ayuda a evitar desviaciones en las tarifas, a calcular correctamente los envíos y a optimizar de forma específica el embalaje y la densidad de embalaje.

La cadena de distribución determina la ruta que siguen los productos desde la empresa hasta el cliente y, por lo tanto, también en qué puntos se generan los costes logísticos. Son decisivos, sobre todo, el número de puntos de trasbordo, la distribución de las existencias en la red y el reparto de tareas entre las propias instalaciones y los socios externos. Un suministro directo genera estructuras de costes diferentes a las de un suministro en varias etapas a través de sistemas de almacenes y centros de distribución. Por ello, para las empresas no solo es relevante cada envío individual, sino el modelo de distribución en su conjunto. La función de la cadena de distribución consiste en combinar los requisitos de servicio, la zona de entrega y la estructura de la red de tal manera que el suministro siga siendo gestionable desde el punto de vista económico y organizativo.

Los costes logísticos están estrechamente relacionados con los procesos TUL, ya que estas tres áreas constituyen las funciones operativas básicas de la logística física. El transporte se refiere al traslado entre lugares; la manipulación, al movimiento y la entrega en los puntos de enlace; y el almacenamiento, a la conservación de la mercancía a lo largo del tiempo. Para el análisis de costes, es importante considerar estos tipos de procesos por separado, ya que tienen diferentes factores que influyen en los costes: en el transporte, por ejemplo, la distancia y la estructura del envío; en la transbordo, el número de movimientos; y en el almacenamiento, sobre todo la duración y las necesidades de espacio. Los procesos TUL sirven, por tanto, como estructura para asignar con precisión las fuentes de costes y aplicar medidas de optimización de forma específica en el lugar adecuado.

Son especialmente importantes los indicadores que permiten que los costes sean transparentes, comparables y controlables. Un dato fundamental es la proporción de los costes logísticos respecto a la facturación. Como complemento, resultan útiles los costes por envío, por pedido, por palé, por kilómetro o por tonelada a evaluar los procesos según su origen. En cuanto al almacén y el stock, son relevantes los costes de almacenamiento por plaza, la rotación de existencias, la rotación de almacén y el capital inmovilizado por artículo o grupo de productos. A ello se suman el cumplimiento de plazos, la tasa de entrega, la tasa de daños y la tasa de devoluciones, ya que los problemas de servicio suelen aumentar los costes logísticos ocultos. En el ámbito B2B resulta especialmente reveladora la combinación de indicadores de costes, indicadores de existencias e indicadores de rendimiento, en lugar de una cifra aislada.

Porcentaje de los costes logísticos sobre la facturación (%) = (costes logísticos / facturación) × 100 Este indicador muestra qué porcentaje de la facturación obtenida se destina a servicios logísticos. Es importante que el numerador y el denominador correspondan al mismo periodo y al mismo criterio de delimitación, por ejemplo, mensual o anual. Ejemplo: si los costes logísticos ascienden a 250 000 € y la facturación a 5 000 000 €, el resultado es: (250 000 / 5 000 000) × 100 = 5 % En el control de gestión B2B, esta fórmula se utiliza a menudo como indicador porcentual para comparar sedes, grupos de productos o períodos. Si es necesario, en lugar de la facturación total, también se puede utilizar la facturación parcial relevante de una división o de un segmento de clientes.